Kirvun Koprien sukuseura ry:n säännöt

1 § NIMI JA KOTIPAIKKA

Yhdistyksen nimi on Kirvun Koprien sukuseura ry., kotipaikka Lahden kaupunki ja toimialueena koko maa. Yhdistystä kutsutaan jäljempänä sukuseuraksi tai seuraksi.

2 § TARKOITUS JA TOIMINTA

Sukuseuran tarkoituksena on selvittää suvun vaiheita ja historiaa, vaalia suvun perinteitä ja edistää yhteenkuuluvuuden tunnetta jäsentensä keskuudessa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii
järjestämään yhteisiä kokouksia, sukupäiviä, retkiä ja muita seuran tarkoitusta palvelevia tilaisuuksia,
keräämään ja arkistoimaan sukua koskevaa tietoutta sekä sekä saattamaan sitä jäsenten tietoon,
harjoittamaan ja/tai tukemaan seuran tarkoitusta toteuttavaa tutkimus- ja julkaisutoimintaa,
pitämään luetteloa suvun jäsenistä sekä
toimimaan muilla samantapaisilla tavoilla.
Toimintansa tukemiseksi seura voi ottaa vastaa sille testamentattua tai lahjoitettua omaisuutta, perustaa rahastoja sekä asianomaisella luvalla järjestää keräyksiä ja arpajaisia. Seura voi myös omistaa toimintansa kannalta tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta.


3 § JÄSENET

Sukuseuran jäseneksi voidaan hyväksyä 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka on isän tai äidin puolelta sukuun kuuluva tai avioliiton kautta siihen liittynyt.

Sukuseuran jäsenet hyväksyy seuran hallitus.

Jäsenellä on oikeus erota seurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalla taikka suullisesti yhdistyksen kokouksessa.

Jäseniltä perittävän líittymis- ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous. Seuran hallitus voi myöntää vapautuksen jäsenmaksusta tai sen osasta korkean iän, pitkäaikaisen sairauden tai muun erityisen painavan syyn perusteella.

Sukuseuran ainaisjäseneksi ilman enempää jäsenmaksuvelvollisuutta kirjataan jäsen, joka kerralla suorittaa jäsenmaksun viisitoistakertaisena.

Seuran jäsenen alle 18-vuotias lapsi voi liittyä seuraan nuorisojäsenenä, jolta ei peritä liittymis- eikä jäsenmaksua ja jolla ei ole äänioikeutta seuran kokouksessa.

Hallituksen esityksestä vuosikokous voi kutsua seuran kunniajäseneksi henkilön, joka on erityisesti ansioitunut seuran toiminnassa. Kunniajäsen on vapaa jäsenmaksusta.

Sukuseuran jäsenluettelon pitämisestä huolehtii seuran hallitus.


4 § HALLITUS

Sukuseuran asioita hoitaa seuran hallitus.

Hallitukseen valitaan vuosikokouksessa puheenjohtaja sekä vähintään neljä ( 4 ) ja enintään kahdeksan ( 8 ) muuta varsinaista jäsentä sekä em. muille varsinaisille jäsenille henkilökohtaiset varajäsenet. Hallitus valitsee yhden varsinaisen jäsenen varapuheenjohtajakseen. Hallituksen varajäsen voi osallistua hallituksen työskentelyyn asianomaisen varsinaisen jäsenen estyneenä ollessa.

Hallituksen toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Jokaisessa vuosikokouksessa ovat erovuorossa puheenjohtaja ja puolet hallituksen muista jäsenistä.

Hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuoleltaan seuran sihteerin ja rahastonhoitajan ja mahdolliset muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan ta hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta tarpeen vaatiessa tai milloin vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus voi oikeuttaa siihen kuulumattoman yhdistyksen toimihenkilön tai erityisestä syystä muunkin henkilön osallistumaan kokoukseensa puheoikeuksin.

Hallitus on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja sekä vähintään puolet muista jäsenistä ovat läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa. Hallituksen kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa.


5 § SUKUSEURAN NIMEN KIRJOITTAMINEN

Sukuseuran nimen kirjoittaa joko seuran puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja yhdessä seuran sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.


6 § TILIT JA TOIMIKAUSI

Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi ja toimikausi vuosikokousten välinen aika. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen sekä hallituksen toimintakertomus on annettava tilintarkastajien tarkastettavaksi viimeistään tilikauden päättymistä ensiksi seuraavan maaliskuun aikana. Tilintarkastajien lausunto seuran tilien ja hallinnon tarkastuksesta on jätettävä hallitukselle viimeistään seuraavan toukokuun kuluessa.


7 § SEURAN KOKOUSTEN KOOLLEKUTSUMINEN

Seuran kokoukset kutsuu koolle sen hallitus. Kokouskutsu on viimeistää neljätoista ( 14 ) päivää ennen kokousta joko lähetettävä seuran kaikille jäsenille kirjallisena tai julkaistava seuran vuosikokouksen päättämässä sanomalehdessä tai -lehdissä.


8 § SEURAN KOKOUKSET

Seuran vuosikokous pidetään joka toinen vuosi hallituksen määräämänä ajankohtana huhti-syyskuun aikana.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun seuran kokous niin päättää tai hallitus katsoo sen aihelliseksi taikka vähintään kymmenesosa ( 1/10 ) seuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä kirjallisesti hallitukselta vaatii erityisesti ilmoitetun asian käsittelyä varten.

Seuran kokouksessa on jokaisella edellisen tai kuluvan vuoden jäsenmaksunsa maksaneella tai maksamisesta vapautetulla jäsenellä äänioikeus ja yksi ( 1 ) ääni.

Seuran päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mentyä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.


9 § VUOSIKOKOUS

Seuran vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
Kokouksen avaus
Valitaan kokousen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa.
Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Hyväksytään kokouksen työjärjestys
Esitetään seuran tilinpäätökset, toimintakertomukset ja tilintarkastajien lausunnot vuosikokousten väliseltä ajalta
Päätetään tilinpäätösten vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
Hyväksytään toimintasuunnitelma, talousarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksut seuraavalle toimikaudelle
Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet edellä 4 §:ssä erovuoroisuuksista mainittu huomioonottaen
Valitaan kaksi varsinaista ja kaksi varatilintarkastajaa
Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
Jos seuran jäsen haluaa saada jonkin asian seuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, hänen on tehtävä asiasta hallitukselle tai sen puheenjohtajalle perusteltu esitys kirjallisesti niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.


10 § SÄÄNTÖJEN MUUTTAMINEN JA SUKUSEURAN PURKAMINEN

Päätös sääntöjen muuttamisesta tai seuran purkamisesta on tehtävä seuran kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan ( 3/4 ) enemmistöllä annetuista äänistä. Tässä tarkoitettu asia voidaan käsitellä seuran kokouksessa vain, jos siitä on kokouskutsussa erityisesti ilmoitettu.

Sukuseuran purkautuessa seuran varat käytetään seuran tarkoituksen edistämiseen tai sitä lähellä olevaan sukuhistoriallisen taikka karjalaisen perinteen vaalimistoiminnan tukemiseen siten kuin seuran viimeinen kokous yksilöidysti päättää.